Rubrique Bilan Fluides

Prérequis

• Avoir réalisé la gestion de vos stocks de fluides dans l’application sur au moins une année calendaire (sinon les calculs seront faussés).
• Lien vers la rubrique Contenants https://app.c-fluide.fr/admin/#!/containerList
• Lien vers la rubrique Bilan fluides https://app.c-fluide.fr/admin/#!/fluid-balance

Principe

Cette rubrique a pour objectif de vous faire gagner du temps au moment de votre déclaration annuelle de mouvements de fluides. Elle vous permet d’afficher une synthèse annuelle détaillée par type de fluide. Elle comporte 4 rubriques et reprend tous les items* de votre déclaration.

Votre stock de fluides sur la période sélectionnée

Il s’agit de votre état de stock par fluide. Comprend également la quantité acquise (vos achats) sur la période sélectionnée. Correspond à l’activité de tous les contenants créés dans la rubrique Contenants de l’application. De leur création à leur clôture en fonction de leur état : Stock, En cours ou Clôturé.

Vos manipulations de fluides sur la période sélectionnée

Cette rubrique totalise, par type de fluide, tous les mouvements de fluides saisis dans la rubrique [11] Manipulation du fluide frigorigène des CERFA 15497 réalisés dans l’application C’Fluide.

Le nombre d’interventions réalisées sur la période sélectionnée

Correspond au nombre d’interventions réalisées. Une intervention correspond à la réalisation d’un CERFA 15497 dans l’application C’Fluide avec ou sans mouvement de fluide frigorigène.

Un calcul de contrôle de cohérence réalisé sur la période sélectionnée

Cette dernière rubrique vous permet de visualiser, en un coup d’œil, si vous avez des erreurs dans votre bilan. Le calcul vérifie la cohérence de votre stock en fin de période par rapport aux manipulations de fluides (les saisies de vos CERFA 15497) sur la période donnée.

En cas d’erreur de saisie dans un CERFA 15497 ou d’erreur dans votre stock de fluides, le calcul de cohérence fait ressortir un écart.

Impact des fonds de contenants

L’utilisation d’une solution de dématérialisation comme l’application C’Fluide pour la gestion de votre stock de fluides permet de faire ressortir des éléments qui ne sont pas comptabilisés habituellement et qui peuvent avoir un impact significatif sur votre bilan : écart de stocks.

Nous avons ajouté dans le bilan un 2e contrôle qui totalise les fonds de contenants restitués aux fournisseurs et qui influencent directement les calculs du bilan

Les fonds de contenants correspondent aux quantités résiduelles non utilisées dans les contenants de type Vierge et Régénérée.

L’exemple ci-dessous vous permet de comprendre l’importance des fonds de contenants dans votre bilan. Pour les fluides R32 et R410A, respectivement 1,33 kg et 0,52 kg n’ont pas été utilisés dans des contenants de fluide vierge et ont été restituées aux fournisseurs.

Pour toutes les rubriques, les calculs et la mise à jour se font en temps réel à partir des saisies réalisées dans l’application.

*Normalement, les items présentés trouvent une correspondance dans le portail de votre organisme certificateur utilisé pour votre déclaration annuelle.

Remarque importante

Les données doivent être vérifiées par vos soins préalablement à votre déclaration car il peut toujours y avoir des erreurs dues aux saisies réalisées par les différents utilisateurs de l’application C’Fluide dans votre organisation :

• Techniciens qui saisissent les CERFA 15497 sur le terrain.
• Personnes en charge de la gestion du stock de contenants dans l’application.

Exemples d’erreurs couramment constatées

Erreur de saisie lors de la création d’un contenant

Un contenant de fluide vierge ou régénéré crée avec une erreur sur la charge initiale entrainera des erreurs sur les items de calculs suivants :

• Stock fluides vierges.
• Stock fluides régénérés.
• Stock quantité acquise.

Erreur de saisie dans un CERFA

Une erreur de saisie sur la quantité manipulée dans un contenant de récupération entrainera des erreurs sur les items de calculs suivants :

• Récupérés – Maintenance.
• Récupérés – Démantèlement.
• Récupérés – Équipements neufs.
• Quantité totale récupérée.

Fond de contenants

Les contenants de type vierges et régénérés qui sont restitués aux fournisseurs avec une quantité résiduelle non égale à zéro sont la première source d’écart dans les bilans.

Exemple : Vous restituez à votre fournisseur 10 contenants de fluides vierge au R410a qui contiennent chacun une quantité résiduelle de 0,25 kg. Cela génère un écart de stock de 2,5 kg sur le votre bilan du fluide R410a. Depuis la fin d’année 2023 nous avons ajouté une ligne de calcul sur le bilan pour tenir compte des ses quantités non utilisées.

Référence du fluide de l’équipement et du contenant utilisé qui sont différentes

Erreur courante lors d’un rétrofit ou lors de la charge dans un équipement d’un fluide de substitution. Le technicien ne met pas à jour la nouvelle référence de fluide sur la fiche technique de l’équipement. Il se retrouve à charger un équipement avec du fluide A avec son contenant de fluide B.

Cela génère un écart de stock sur la référence du fluide A dans le bilan car la quantité manipulée est attribuée au fluide de l’équipement : le fluide A.

Exemple ci-dessous avec un équipement au R22 pour lequel un rétrofit avec 12 kg de R422D est réalisé. Lien pour visualiser le CERFA qui nous sert d’exemple -> ICI

Pour redresser les données, il vous faudra procéder comme suit :

• Corriger manuellement la quantité résiduelle du contenant incriminé -> ajouter les 12 kg (voir plus bas les outils pour corriger).
• Déclarer le Cerfa avec l’erreur en “A ne pas déclarer” -> Il suffit de basculer le bouton de la colonne “A déclarer” du Cerfa correspondant dans le rubrique Documents. Le bouton passe en rouge.
• Faire un nouveau Cerfa de correction en prenant soin de modifier au péalable la référence du fluide de l’équipement afin qu’il corresponde à celui du contenant.

Description de la page Bilan fluides

La page est composée, dans l’entête, d’un ensemble de champs qui vous permettra d’appliquer des filtres sur votre bilan.

Par défaut, le bilan est affiché pour “tous les fluides”, pour “tous les statuts” des CERFA réalisés qui sont “à déclarer” et sur “l’année” en cours. Le tableau est affiché suite à la validation par le bouton “Rechercher”.

Vous avez également la possibilité d’extraire les données pour les intégrer dans un tableur à l’aide du bouton “Export CSV”.

Incohérence dans la création des contenants

Un contrôle est effectué lors des calculs de la section stock de fluides. Nous recensons les charges résiduelles négatives et signalons les contenants correspondants en erreur.

Le nombre de contenants en erreur est affiché par type de fluide. En passant le curseur sur le point d’exclamation, vous pouvez voir les références des contenants à vérifier.

En cliquant sur le point d’exclamation, la rubrique Contenants est ouverte dans une nouvelle fenêtre de votre navigateur et affiche les contenants à vérifier.

Remarque sur ce 1er contrôle

Nous ne pouvons détecter qu’une partie des erreurs, seulement celles qui entrainent une charge résiduelle négative dans le contenant. Encore une fois, des vérifications de votre part sont obligatoires.

Outils pour corriger les erreurs constatées

Nous avons ajouté des blocages et des outils supplémentaires pour éviter et/ou corriger les erreurs de saisies qui peuvent être faites.

Blocage lors de la création d’un contenant

Il n’est pas possible de créer un contenant de type Vierge ou Régénéré avec une charge initiale égale à 0.

Il n’est pas possible de valider un contenant avec une charge initiale à 0 kg.

Corriger la charge initiale ou la date de création d’un contenant

Possible uniquement pour les contenants de fluide vierge et régénéré

Vous disposez d’un bouton “Editer” qui vous permettra de corriger la charge initiale et/ou la date de création saisie lors de la création d’un contenant.

Cela vous permet de créer des contenants à postériori pour corriger des oublis sur votre bilan. Vous pouvez créer un contenant en 2024 avec une date en 2023 pour finaliser votre bilan fluides de 2023.

Supprimer un contenant

Possible pour tous les types de contenants mais uniquement s’ils sont en statut Stock (aucune manipulation effectuée sur le contenant).

Utile lorsque que vous restituez un contenant à votre distributeur parce qu’il n’a pas été utilisé.

Vous disposez d’un bouton “Supprimer” qui vous permettra de supprimer définitivement le contenant.

Corriger la charge résiduelle d’un contenant

Possible pour tous les types de contenants lorsqu’ils sont en statut Stock ou En cours.

Utile lorsqu’une erreur de saisie a été réalisée dans un CERFA. Vous pouvez faire une correction en ajoutant ou en soustrayant une quantité de fluide.

Vous disposez d’un bouton “Corriger la qté résiduelle” qui vous permettra de faire vos corrections. Attention de saisir une date cohérente pour que la correction soit prise en compte dans l’année calendaire correspondant à votre déclaration annuelle.

En cas d’erreur, vous pouvez supprimer votre modification et recommencer une nouvelle saisie

Clôturer / Dé-clôturer un contenant

Dernière possibilité pour réaliser une correction ou restituer un contenant à votre fournisseur, le bouton “Clôturer” ou “Dé-Clôturer” selon l’état de ce dernier.

La quantité résiduelle est négative. Pour la corriger, je dois préalablement Dé-Clôturer le contenant avant de procéder aux corrections.